로고	안전보건경영지침서	문서번호	SHG-000
		제정일자	2011.01.01
		개정일자	0
	문서 및 기록관리
		Rev/Page	0	/

1. 목 적

이 지침서는 안전보건경영시스템 요구사항에 따른 업무를 수행하는데 필요한 정보·자료 등의 문서화 절차 및 그 결과물인 문서의 관리와 기록의 유지관리에 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

2. 적용 범위

이 지침서는 안전보건경영시스템 문서 및 기록관리 절차에 대하여 적용한다.

3. 정 의

(1) '안전보건경영시스템 문서'라 함은 안전보건경영 시스템을 유지 관리하기 위해 필요한 모든 문서를 말한다.

(2) '안전보건경영 매뉴얼'이라 함은 안전보건경영의 기본 방향을 제시한 방침과 경영체제에 관한 표준에 준하는 경영시스템의 운영을 설명한 것을 말한다.

(3) '안전보건경영시스템 절차서'라 함은 업무처리의 기준을 나타내는 책임관계, 절차 등을 절차서한 관리 표준 등을 통칭한다.

(4) '기록'이라 함은 수행한 활동의 객관적 증거 또는 달성된 결과를 제공하는 문서를 말한다.

(5) '기록 보관'이라 함은 기록을 기록이력대장에 등재하기(보존시작)전까지 관리하는 상태를 말한다.

(6) '기록 보존'이라 함은 보관이 끝난 기록을 정해진 보존기간 동안 관리하는 상태를 하며 이력대장에 등재되는 년도부터 보존이 시작된다.

(7) '보존 기간'이라 함은 보관기간을 제외한 기록의 보존 시작시점부터 폐기시점까지의 기간을 말한다. 다만, 보관기간이 1년 미만인 경우는 보존기간을 정하지 아니한다.

3. 책임과 권한

3.1 대표이사

안전보건관리 부서장이 보고한 문서 및 관련 기록에 대한 확인 및 승인

3.2 관리책임자

(1) 안전보건경영 관련 모든 기록의 적절한 보관, 보존 및 폐기

(2) 안전보건경영 관련 모든 기록을 적절한 보관, 보존 및 폐기하고 언제라도 열람 또는 제출 가능하도록 이행

(3) 대내․외문서의 접수 및 발송, 필요시 관련 부서장에 통보

3.3 부서장(부서장)

(1) 기록의 수집, 회수, 검토, 색인, 유지 및 폐기 등의 업무를 지속적으로 관리

(2) 기록의 작성, 파악, 식별, 손상, 열화, 분실방지, 보관유지 및 기록을 쉽게 검색,  가능하도록 관리

4. 업무 절차

4.1 문서화 및 문서관리

4.1.1 문서의 작성, 검토 및 승인
안전보건경영시스템 문서의 작성, 검토 및 승인은 다음에 따른다.

시스템문서	작 성	검 토	승 인
안전보건경영매뉴얼	부서장	관리책임자	대표이사
안전보건경영절차서	부서장	관리책임자	대표이사
안전보건경영 업무표준	부서장	관리책임자	대표이사
안전보건경영지침서	부서장	관리책임자	대표이사

4.1.2 문서의 배포 및 회수

4.1.2.1 문서 배포

(1) 관리책임자는 제정 또는 개정 승인된 문서를 목차에 기재하며, 이들 문서가 제정, 개정 또는 폐지되었을 경우 승인된 문서를 개정이력에 등록한다.

(2) 문서는 관리책임자 이외에는 수정 또는 등록을 금하도록 한다.

(3) 문서를 배포하고자 하는 경우 배포관리대장에 기록하고 해당 문서를 배포한다.

4.1.2.2 문서의 보관 및 취급

(1) 문서는 사외비로 관리하여, 시스템 문서의 취급 및 사용자는 보관 및 활용에 주의를 해야 하며, 개인별 무단목사 및 사외 반출을 금한다.

(2) 사규를 사외로 반출 또는 참고를 위해 반출이 필요한 자는 관리책임자의 승인을 받아 복사 반출한다.

4.1.2.3 문서의 폐기

(1) 배포된 문서가 폐기할 필요성이 있는 경우, 관리책임자는 폐기사유를 명기하여 관련부서에 사유를 통보한다.

(2) 폐기에 대한 이견이 없는 경우 문서관리 담당자는 4.1항에 규정된 승인권자의 승인을 득한 후 해당 문서를 폐기한다.

4.1.2.4 문서번호 체계

문서의 번호 부여 체계는 다음 표에 따른다.

<표 -1> 안전보건경영 시스템 문서번호 부여 체계

KKK  -   ○○○  -   ○○○

ⓛ ②      ③ ~~

① oo㈜

② 문서 레벨

- SHM (Safety Health Manual)

- SHP (Safety Health Procedure)

- SHG 또는 SHI (Safety Health Guide or Information)

③ 요구사항 번호 또는 일련번호

4.1.3 교육 및 문서관리

(1) 부서장은 안전보건경영시스템에 대해 관련자에게 교육을 실시하고 그 기록을 유지한다.

(2) 문서는 해당 업무가 수행되는 모든 장소에 비치하여 활용하고, 임의로 변경해서는 안된다.

(3) 부서장은 문서가 오염되거나 손상되지 않도록 관리한다.

4.1.4 문서/양식의 제·개정

(1) 안전보건경영시스템 문서에 대한 개정 표시는 개정부분에 밑줄(실선)을 그어 표시하고 동일면에서 제·개정되는 경우에는 이전 개정부분 표시를 삭제하여 최종 개정부분만 표시되도록 한다.

(2) 개정번호 부여는 최초 제정을 0번으로 하고 1, 2, 3 ····순으로 부여한다.

4.1.5 개정 이력관리

(1) 매뉴얼의 이력관리는 다음에 따른다.

① 매뉴얼은 표지 및 각 페이지에 개정번호와 일자 표시

② 개정이력은 매뉴얼 개정 이력에 기록

(2) 절차서, 지침서 및 업무표준 등의 이력관리는 다음에 따른다.

① 표지 및 각 페이지에 개정번호와 일자를 표시한다.

4.2 기록관리

4.2.1 일반사항

(1) 기록은 안전보건경영 시스템 운영시 발생되는 결과물이다.

(2) 기록은 누구나 이해할 수 있도록 작성하고 식별 및 추적할 수 있어야한다.

(3) 기록은 다음 방법에 의해 유지된다.

① 기록의 원본 및 복사본

② 전산 DB

(4) 기록의 보존은 원본을 원칙으로 하나 사본도 기록으로 지정, 보존할 수 있다.

4.2.2 부서내부 기록표 작성

(1) 부서장 다음 기준에 따라 부서 내부 기록을 결정하나 이에 한정하지 않는다.

① 부서 내에서 발생되는 안전보건 문제 개선과 관련되는 각종 기록

② 안전보건과 관련된 계측기 및 장비의 검사, 검교정 기록

③ 안전보건관련시설 운영과 관련된 기록

④ 안전보건관련 측정 데이터

⑤ 위험성평가 관련자료

⑥ 안전보건 목표 및 추진계획 관련기록 등

(2) 파일 수에 관계없이 동일기록 종류별 대표 기록명은 부서 내부기록표에 등재(작성)한다.

4.2.3 기록의 색인

(1) 기록은 파일별(묶음, 박스별)로 보관/보존하며, 파일에는 파일명, 생성년도(월), 분류기호, 부서명 등을 적절히 명기한다.

(2) 기록의 검색을 위하여 색인목록을 각 파일별 관리한다. 다만, 기록의 성격에 따라 검색에 문제가 없는 경우는 색인목록을 작성치 않는다.

(3) 동일 내용이 동시에 처리될 때는 최종 1건의 대표적인 기록명을 기재한다.

4.2.4 기록의 보관

(1) 기록은 별도의 사유가 없는 한 발생 즉시 해당 부서장의 책임 하에 분류하여 날인 보관한다.

(2) 보관시 해당파일(묶음, 박스)에 '기록'이라고 명기하거나, 스티커 부착, 스탬프 등으로 날인하여 식별 표시후 보관한다. 보존 시에도 이와 동일하게 한다.

4.2.5 기록의 보존

(1) 기록은 연도별, 분류번호별, 보존기간별 등으로 보존한다.

(2) 보존되는 기록은 보존기간에 따라 관리하되, 보존기간 변경이 필요시 관리책임자는 관련 부서장과 협의하여 보존기간을 조정한다.

(3) 부서장은 기록을 보존하기 위해 일정장소를 지정하거나, 파일 박스, 캐비닛 등에 구분하여 보존한다.

(4) 영구보존 기록은 가능한 마이크로필름으로 보존한다.

(5) 보존중인 기록은 주변 환경에 의한 손상, 열화 및 분실되지 않도록 보호한다.

4.2.6 기록의 폐기

관리책임자는 보존기간이 끝나는 기록에 대하여 해당 부서장에게 통보, 확인 및 폐기 후 폐기일자 및 서명을 한다.

4.2.7 기록의 오기 수정

(1) 기록을 수정해야 할 경우, 원본 작성 부서장의 책임 하에 수정할 수 있다.

(2) 임의 수정이 가능한 연필 작성은 불가하며, 수정 시는 반드시 수정 전, 후의 내용이 확인 가능하도록 두 줄로 삭선 후 수정자의 승인 표시를 한다.

5. 기록 관리

문서 및 기록관리는 ‘문서 및 기록관리 지침서(SHG-000)’에 따른다.

기 록 명	관리 부서	보관 기간	보존 기간
문서 배포 및 폐기대장	안전보건관리부서	1년	5년
사내표준관리대장	안전보건관리부서	1년	5년
외부문서대장	안전보건관리부서	1년	5년